Semana 12 -  30/05 à 05/06

Gerenciamento de Conflitos 

Como a equipe possui poucos integrantes não houve ocorrência de nenhum conflito no grupo, seja de tarefa, processo ou de relacionamento, buscando detectar o conflito latente para evitar maiores problemas. Para tanto, planejamos cada atividade e qual integrante da equipe deverá realiza-la com o intuito de inibir possíveis desequilíbrios na distribuição de tarefas. Caso venha ocorrer algum tipo de conflito (ou potencial conflito), a primeira alternativa posta será evita-la, em caso negativo, a solução será por meio da integração. Agora, se nenhuma das duas tentativas anteriores fracassarem, o método a ser utilizado será de conciliação.

MATRIZ DE RISCO - VERSÃO 2.0

Semana 11 -  23/05 à 29/05

1- Em relação ao monitoramento do processo, a liderança é a cargo do Gerente de Projetos no qual são definidos o WBS/rede de atividades para o acompanhamento das atividades que já foram/serão realizadas. Além disso, o cronograma é utilizado para verificar se todas as atividades estão sendo entregue no prazo e se há atraso em determinadas atividades.

Em relação ao Custo Planejado Total (R$ 300,00), Valor Planejado, Custo Real e o Valor Agregado ficaram a cargo do Gerente Financeiro que passará a informação ao Gerente de Projetos que possuirá a incumbência da monitoração do projeto.

Semanas 09 e 10 - 09/05 à 22/05

1- Apesar de um pequeno atraso, conseguimos realizar a captação de recursos necessários para o projeto, conforme gráfico abaixo:

2- Semana dedicada também a elaboração da segunda apresentação para a disciplina Elaboração e Gestão de Projetos.

       Semana 8: (02 a 08/05)

1- Nessa semana, o único problema encontrado pelo grupo foi no tocante à captação de recursos, cujo valor arrecadado nesta semana foi de apenas R$ 21,00 com a venda de 07 rifas, devido a inúmeras atividades do grupo que não permitiram tempo hábil de arrecadar o montante necessário para cumprir o cronograma e terminar a captação até o dia 09/05. Total arrecadado: R$ 306,00.

Além disso, o grupo debateu e pesquisou os tipos de plantas que melhor se adequa ao local a ser instalado, levando em consideração o custo-benefício.

2- Em relação a diversas ações visando garantir a qualidade no processo, o grupo internamente, atua por meio do controle do projeto via reuniões semanais rápidas de 10 minutos com o intuito de deixar todos os componentes do grupo a par de informações gerais do escopo como o progresso realizado, os problemas encontrados e quaisquer mudanças pertinentes. Além disso, há um planejamento para que um monitoramento das atividades para que haja que ocorra o menor retrabalho possível.

Externamente, a nossa maior preocupação é o cliente, no caso, a Ases Claretianos. De fato, os integrantes do grupo devem ter clareza com relação aos objetivos do cliente para minimizar o máximo possível a ocorrência de um retrabalho. Na prática, buscamos sempre estar em comunicação com o nosso cliente em todas as etapas do projeto utilizando-se principalmente de e-mails e telefonemas como forma de fluxo de informação rápidas e eventuais visitas para sanar dúvidas técnicas do nosso projeto.

Semana 7: (25 a 01/05)

1-  Durante a semana, o grupo pesquisou locais e preços para a aquisição dos materiais referente à elaboração do jardim suspenso. Além disso, o grupo iniciou no dia 25/04, a captação dos recursos necessários por meio da rifa.

2- A captação de recursos conforme o cronograma elaborado teve início em 25/04 e previsão de término em 09/05. A quantidade de rifas que será vendida é de 123 unidades a preços de R$ 3,00 a unidade. O dinheiro total a ser arrecadado será de R$ 369,00 no qual R$ 300,00 é o recurso para aquisição dos materiais para o projeto e aproximadamente R$ 69,00 para a compra de uma cesta de chocolate. Até o dia 01/05 conseguimos vender 95 rifas, totalizando R$ 285,00. A arrecadação dia a dia pode ser visualizada conforme gráfico abaixo:

PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

O plano de gerenciamento das comunicações descreve de forma clara como as comunicações do projeto serão planejadas, estruturadas, monitoradas e controladas e guia a equipe em relação a todo o ciclo de vida das informações usadas no projeto.

Consideramos as comunicações necessárias para a realização do projeto, listadas no Plano de Comunicação:

MATRIZ DE RISCOS

GESTÃO DE RISCOS

            Na estrutura deste projeto estão inseridos uma série de ações que serão viabilizadas para entrega final do projeto “ASES CLARETIANOS”, tendo como objetivo a entrega do jardim suspenso e de um memorial para a CEI Sagrada Família.

            Para viabilizar esta ação, consideramos a Gestão de Riscos como uma ferramenta importante para identificar e controlar possíveis riscos ao projeto.

            Como se trata de um projeto de criação e instalação de um jardim suspenso utilizando material reciclável e da formação de um memorial da Instituição, consideramos que os possíveis riscos existentes neste projeto são demonstrados pela ESTRUTURA ANALÍTICA DE RISCOS (EAR) configurada abaixo:

            Para demonstrar a probabilidade e o impacto ocasionados por estes riscos, foi desenvolvida a seguinte MATRIZ DE RISCOS:

ITEM 1: RISCO ECONÔMICO – FALHA NA ARRECADAÇÃO (MAIOR OU MENOR)

ITEM 2: RISCO GERENCIAL-FALHA NO CRONOGRAMA

ITEM 3: RISCO TÉCNICO-MATERIAIS E/OU EQUIPAMENTOS PREJUDICIAIS

ITEM 4: RISCO EXTERNO-IMP. DE INSTALAÇÃO POR ALGUMA AUT. PÚBLICA

MONITORAMENTO DOS RISCOS

O responsável pelo monitoramento e gestão dos riscos cabe a Henrique Crispim Fernandez, que contará com a colaboração dos demais membros da equipe, que considerarão os riscos, consequências e procedimentos que serão realizados.

           

Estratégia de Captação de Recursos e Rede de Atividades

Como nosso projeto possui um valor estimado baixo de arrecadação (R$300), pensamos que o projeto não necessita de uma estratégia de arrecadação de alta complexidade, tal como doações de empresas ou a elaboração de grandes eventos. Acreditamos também que nosso projeto inicial não necessitará de todo o valor estimado, pois grande parte do material pode ser adquirido através de doação (terra, mudas de flores, plantas). Portanto, iremos adotar a estratégia mista: venda de rifas, principalmente em nossos locais de trabalho e também na EPPEN e também na venda de salgados e doces.

A Rede de Atividades

Como o projeto do Memorial do CEI Sagrada Família não envolve captação de recursos, a realização deste será feita conjuntamente com o Jardim Suspenso. Tendo em vista o cronograma, teremos cerca de um mês para a realização de ambos. 

Termo de abertura do projeto

I.                   Nome do projeto

O projeto em questão denomina-se “Projeto ASES Claretianos”.

II.                Cliente do projeto

ASES Claretianos

III.             Objetivo do projeto

O objetivo do presente projeto é elaborar e montar um jardim suspenso com materiais recicláveis e o memorial de dez anos do CEI Sagrada Família, de forma a aplicarmos na prática o conhecimento de gestão de projetos e auxiliando uma instituição filantrópica, proporcionando uma experiência única aos envolvidos no projeto.

IV.             Premissa

As atividades desenvolvidas pelo grupo serão disponibilizadas por meio do blog http://jardimall.blogspot.com.br/ , contendo atualização constante e contatos para quem quiser entrar em contato.

V.                Riscos

·         Não receber ajuda da Instituição da maneira correta para o andamento do projeto;

·         Elaborar uma estratégia que não traga a maior eficiência para o projeto;

·         Não conseguir cumprir o cronograma elaborado, em virtude de inúmeras tarefas que os componentes do grupo possuem.

VI.             Orçamento do projeto

O orçamento total estimado é de R$ 300,00.

VII.          Cronograma

			MARÇO		ABRIL		MAIO		JUNHO
TAREFA	DATA INÍCIO	DATA FIM	Q1	Q2	Q1	Q2	Q1	Q2	Q1	Q2
Criação do blog	08/03/2016	13/03/2016
Definição do escopo	15/03/2016	20/03/2016
Definição das atribuições e responsabilidades de cada integrante do grupo	15/03/2016	20/03/2016
Realizar primeiro contato com a Instituição para captação de informações	21/03/2016	31/03/2016
Definição de estratégias para captação de recursos	04/04/2016	18/04/2016
1ª visita para conhecimento do local e avaliar necessidades	04/04/2016	18/04/2016
Estratégia para elaboração de montagem do memorial e de jardim suspenso	11/04/2016	22/04/2016
Captação de recursos	25/04/2016	09/05/2016
Visitas para implantação do projeto memorial e jardim suspenso	09/05/2016	12/06/2016
Eventuais ajustes ao projeto	13/06/2016	20/06/2016
Aprovação do cliente	13/06/2016	20/06/2016
Apresentação final em sala de aula e entrega do relatório final	21/06/2016	21/06/2016

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 VIII.             Critério de aceitação

·         Satisfazer a necessidade da instituição e principalmente da comunidade que envolvida;

·         Concluir o projeto até a terceira semana de junho/2016, cuja semana será, provavelmente, a data da apresentação final com o relatório final entregue e o blog atualizado.

IX.             Estrutura da equipe/Responsabilidades

As responsabilidades de cada membro estão elencadas abaixo:

·         Amanda Nakata: Responsável por fazer a comunicação externa com o cliente;

·         Fernanda Hiromi: Responsável pelo orçamento financeiro;

·         Henrique Crispim: Responsável pelas apresentações do grupo e verificar o andamento do cronograma;

·         Leonardo Nakamura: Responsável por conduzir a captação de recursos necessárias ao projeto e efetuar a gestão do escopo;

·         Lutty Fortes: Responsável pela atualização do blog e pelo planejamento das atividades externas.

X.                Stakeholders

Stakeholders	Contato	Função no projeto
João Alberto Arantes do Amaral	-	Orientador
Amanda Nakata	-	Colaborador
Fernanda Hiromi	-	Colaborador
Henrique Crispim	-	Colaborador
Leonardo Nakamura	-	Colaborador
Lutty Fortes	-	Colaborador
ASES Claretianos	Sônia	Cliente